digitale Selbstorganisation

Digitale Selbstorganisation und Projektmanagement – Ohne Papierchaos und Buchkalender durch das Jahr

Digitale Selbstorganisation ist etwas, was ich viele Jahre versucht habe zu vermeiden. Alles musste aufgeschrieben und in Kalendern, Notizbüchern, To-Do-Listen oder auch Schmierzetteln niedergeschrieben und abgelegt werden. Allerdings gab es da ein Problem. Dieses „Ablegen“ hatte weder ein System, noch habe ich es regelmäßig gemacht. Das Chaos war also perfekt. Sobald ich an einem Projekt arbeite, bin ich zwar strukturiert und organisiert, allerdings muss ich gestehen, dass ich von Grund auf eher unordentlich und chaotisch bin. Kommen dann mehrere Projekte gleichzeitig auf den Tisch, ist von Überblick und Organisation kaum noch etwas zu erkennen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.

Kreativer Kopf mit wilden Gedanken und springenden Themenwechseln.

Um dieses Chaos wenigstens einigermaßen unter Kontrolle zu halten, war ich immer auf der Suche nach dem perfekten Kalender, Organizer bzw. System. Ich habe wirklich vieles ausprobiert: Ringbuchordner, klassische Buchkalender, Kalender und Notizbuch für To Do´s, selbstgedruckte Einlagen für Kalender als Organisationshilfe, besonders gestaltete Businessplaner und und und…

Alles irgendwie ok, aber weit weg von ideal.

Und so gab es Ende letzten Jahres die Frage: Welche digitalen Tools, Apps und auch Geräte kann ich für meine Selbstorganisation und meine Projekte einsetzten?

Dass ich selbst digital noch in der Steinzeit gelebt habe, haben mir einige meiner neuen Kunden aus Finnland aufgezeigt. Meetings mit klassischem Notizheft und Stift gibt es selten, Tablets und Smartphones sind hier das A und O und die meisten Firmen arbeiten mit speziell angepassten Cloud-Lösungen und Projektmanagement-Tools. Die große Start-Up-Szene in Finnland macht es möglich, – digital möglich!

Neben ausgeklügelten individuellen Lösungen für Firmen gibt es aber auch für Privatpersonen oder Freelancer wie mich viele großartige Tools und Lösungen, die sogar komplett for free eine Menge für die digitale Selbstorganisation bieten. 

Außerdem wollte ich keine neuen Geräte anschaffen, denn ich habe bereits ein iPhone und auch ein iPad. Das Problem hier: Sehr alte Geräte, die viele Apps und auch Updates nicht mehr unterstützen (iPhone 6, iPad 4. Generation und MacBook Pro 2019). Aber das ist nur eine Herausforderung und kein Problem! Vor allem das iPad wollte ich mehr in meinen Alltag integrieren und nutzen.

Im ersten Versuch habe ich mich auf die bereits von Apple angelegten Apps „Kalender“, „Notizen“, „Erledigungen“ und „Fotos“ beschränkt. Immerhin ist hier alles da, was man braucht. Ich kann Erinnerungen als Listen anlegen und im Kalender auf Termin legen, Notizen anhängen und Fotos einbinden. Alle Änderungen sind immer und jederzeit von allen Geräten greifbar. Aber mit der Apple-Kalender-App war ich nicht ganz so glücklich. Eine Alternative musste her.

Digitaler Neuzugang

Mein erster digitaler Neuzugang war die APP „Calendars 5“, die ich auf dem iPhone und dem iPad installiert und damit den Standard-Apple-Kalender ersetzt habe (synchronisiert aber alles genauso wie vorher!). 

Vorteil hier: Die neue App hat eine Aufgaben-Funktion integriert, die somit die alte „Erinnerungen“ App von Apple mit einbezieht und zeigt in der Tagesansicht eine Liste mit anstehenden Terminen UND Aufgaben. Ich kann somit hier To-Do-Listen für verschiedene Projekte anlegen, diese auf Termin legen und im Kalender anzeigen lassen. Alles farblich aufbereitet und ordentlich organisiert. Mehr zu dieser App gibt es HIER.

Das alles ist im Grunde für die privaten Zwecke absolut ausreichend und empfehlenswert, aber ich wollte mehr.

Daher habe ich die Tools Trello, Asana und Evernote getestet und jedem Tool vier Wochen Zeit gegeben, um mich zu überzeugen. Diese Tools sind allesamt Projektmanagement-Tools und können mehrere Projekte gleichzeitig organisieren. Außerdem gibt es bei allen die Möglichkeit, mit Teams zusammen zu arbeiten bzw. die einzelnen Bausteine freizugeben. 

Am Ende habe ich mich für Evernote entschieden und arbeite nun schon seit einigen Monaten mit diesem Tool. Der Hauptgrund dafür ist, dass ich mit Evernote die Möglichkeit habe, meinen Apple-Kalender zu synchronisieren. Es ist eine ideale Kombination. Auch das Design und die Handhabung haben mich überzeugt, da es einfach und übersichtlich gestaltet ist.

Das Tool kann sowohl für den Desktop als auch als App heruntergeladen werden. In der Free-Version sind zwei Geräte beinhaltet. In meinem Fall arbeite ich am PC und dem iPad.

Einfach gesagt ist Evernote eine Sammlung von Notizbüchern. Diese Notizbücher können als „Stapel“ zusammengefasst werden, also eine Art Ordnersystem. Um den Überblick noch besser halten zu können, habe ich mit zwei Konten angelegt. Eines davon benutze ich für meinen Blog, das andere für alle Business-Aufträge und Projekte. In der App kann man zwischen den Konten direkt wechseln.

Desktop Ansicht Startseite
Ansicht Desktop Übersicht aller Notizbücher und Stapel
Ansicht iPad

Evernote findet Ihr im App-Store oder online HIER.


Papierchaos adé!

Am Ende habe ich tatsächlich KEINE Notizen mehr auf Papier geschrieben. Und das ist mir alles andere als leichtgefallen! Stattdessen ist mein iPad immer mit dabei und dient als Ersatz. Bei Terminen reicht mir nun das iPad völlig aus und ich habe alles, was ich brauch, immer dabei. Von Notizen über Mails bis hin zu Bildern und Kontakten.

Als Fazit kann ich sagen, dass ich viel produktiver geworden bin und die Arbeitsschritte optimieren konnte. Und vor allem hat das Büro- und Schreibtisch-Chaos nun ein Ende!

Digitale Selbstorganisation als Projekt in die Hand zu nehmen war auf jeden Fall die beste Entscheidung und die Suche nach dem PERFEKTEN Kalender für das nächste Jahr brauche ich mir nun auch nicht mehr stellen!

Wie man einen idealen Redaktionsplan oder ein Projekt ganz einfach mit Evernote organisiert, erzähle ich Euch in einem der nächsten Beiträge. 


Gibt es in Eurem Alltag noch immer Zettelwirtschaft oder seid Ihr auch so langsam im digitalen Zeitalter angekommen? Und wenn ja, welche Tools und Apps begleiten Euch durch die Woche?

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